Aktuellt

Denna sida sammanfattar vad som händer innevarande dag och dagen efter. Här visas också bokningar som behöver åtgärdas på något sätt, t ex nyinkomna förfrågningar, ej kompletta bokningar, förfallna betalningar mm.

Gäster som bor kvar, kommer och avreser presenteras med den information som är relevant (t ex restbelopp att betala vid avresa).

Boendebokningar

En ’bokning’ är de samlade uppgifterna för en person/familj/grupp per vistelse. Här registrerar du kontaktuppgifter till gästen, antal personer, särskilda önskemål såsom extrasäng, husdjur, tilläggsbeställningar som frukost och städning, betalningsuppgifter och övriga anteckningar. Det är också möjligt att kopiera in mailkorrespondens med kunden på bokningen för att samla allt på ett ställe.

Varje bokning får ett bokningsnummer som man kan använda vid kontakt med gästen.

Flexibelt arbetssätt: En bokning kan skapas direkt som en blank bokning, via kopiering från en tidigare bokning, via kalendern eller automatiskt från ett formulär på uthyrarens hemsida (detta sistnämnda är en tilläggsfunktion).

Ingen risk för dubbelbokningar – automatisk kontroll.

Kalender

Kalendern visar alla rum och dess bokningar dag för dag. Det finns även möjlighet att göra egna anteckningar per dag, direkt i kalendern.

Bokningarna visas med olika färger vilka ger information om bokningen; om bokningen är en förfrågan eller definitiv bokning och om bokningen är låst till ett särskilt rum eller ej.

Lägg till helgdagar, möten och andra noteringar per dag direkt i kalendern.

Om tilläggsfunktionen Webbförfrågan är aktiverad syns också nyinkomna förfrågningar från gäster.

Aktivitetsbokningar

Har du någon verksamhet vid sidan av rumsuthyrning? I så fall kanske du har nytta av möjligheten att boka aktiviteter.

En aktivitetsbokning fungerar på samma sätt som en boendebokning med ett par skillnader: En aktivitetsbokning är tidsbestämd per timme/minut medan rumsbokningar bokas per natt. På en aktivitet kan man boka en eller flera ”resurser”. En resurs är något som finns i begränsat antal, t ex cyklar eller kanoter som hyrs ut, hästar som används vid ridning eller lokaler som hyrs ut. Du bestämmer själv vilka typer av resurser du behöver och kan själv lägga upp nya resurser.

En aktivitetsbokning kan kopplas till en boendebokning eller vara helt fristående.

Aktivitets- och resurskalender

Förutom huvudkalendern med rumsbokningar finns det en översiktskalender för aktivitetsbokningar. Det finns också en resurskalender där du kan följa upp bokningarna på t ex en viss lokal eller per häst.

Listor och historik

Samtliga bokningar, både gamla och kommande, visas i listform. Här kan du sortera bokningarna, söka på ord eller namn i bokningarna och visa urval av bokningar baserat på tid eller status (förfrågningar, avbokningar, parkerade eller definitiva bokningar). All information som finns på en bokning kan visas här.

Rapporter

Beläggningsstatistik och nedladdning av bokningar till Excel.

Administration

Byt lösenord, se ändringshistorik i logglistan, följ nyheter i bokningsprogrammet mm.

Tilläggsfunktioner

Möjligt att integrera med ett formulär på din hemsida!

Få dina gästers förfrågningar registrerade automatisk i bokningsprogrammet! Genom en enkel anpassning av din hemsida kan du slippa registrera uppgifterna som gästerna redan fyllt i, t ex namn och adress. Detta är bara ett administrativt hjälpmedel, du har fortfarande kvar kontrollen över vem som bokar.

Automatiserad bokningsbekräftelse till dina gäster

Bokningsuppgifterna hämtas från bokningsprogrammet och visas på en kundanpassad webbsida. Du skickar själv en särskild länk till gästen så var och en ser bara sin egen bokning.

Calendas bokningsbekräftelse
Du får utan uppläggningskostnad vår enkla bokningsbekräftelse. Ditt (företagets) namn, din emailadress och hemsidesadress visas och om du har en logo kan den visas på bekräftelsen.
Exempel på Calendas bokningsbekräftelse (namnet Calenda byts alltså ut mot ditt namn)
Anpassad bokningsbekräftelse
Du kan också få din egen ”touch” på bokningsbekräftelsen. Bestäm själv färg, textstil och tilläggstext, t ex betalningsanvisningar för förskottsbetalningar, incheckningsregler, vägbeskrivning och övrig information till gästen. En uppläggningsavgift tillkommer för anpassningen.

Kalender med tillgängliga/fullbelagda dagar

Lägg en kalender på din hemsida som automatiskt hämtar information från bokningsprogrammet om vilka dagar som är tillgängliga resp fullbelagda. Denna översiktskalender är avsedd att förenkla din administration genom att minska antalet ”onödiga” förfrågningar på de datum som redan är fullbokade. Funktionen innebär alltså inte att gästen själv kan boka rum utan du har fortfarande kontroll över dina bokningar.