Här hittar du svar på diverse frågor. Se även hjälpavsnitten för resp område som i detalj beskriver funktionerna. Hittar du inte svar på den fråga är du välkommen att maila till support@calenda.se.
Inloggning
Kan man ha flera olika användare i Calenda?
Ja, meddela oss om du behöver fler användarid.
Hur byter jag mitt lösenord?
Om du har glömt ditt lösenord kan du klicka på länken ”Glömt lösenordet?” som finns på inloggningsskärmen. Då skickas en länk till din registrerade emailadress.
Om du är inloggad kan du ändra lösenord direkt genom att gå till Ändra lösenord i menyn (under Administration).
Varför blir jag utloggad ibland?
Vid inloggning kan man välja att kryssa i ”Kom ihåg mig” (det är numera redan markerat som standard). Ingen automatisk utloggning sker då. Vi vill dock varna för att använda den funktionen på datorer som obehöriga personer kan ha tillgång till, t ex en laptop. Ta då bort krysset vid inloggning och var noga med att logga ut när du är klar för att hindra missbruk.
Kalender
Varför är det en röd prick på vissa dagar?
Det betyder att det finns mer än en förfrågan på något av rummen den dagen. Gå till Aktuellt (via menyn eller genom att klicka på den röda pricken) för att se vilka bokningar det gäller. Mer information om detta hittar du här.
Varför är det olika färg på bokningarna i kalendern?
Färgerna visar om det är en bekräftad bokning eller förfrågan. En bokning är alltid gul men texten kan variera; blå text visar att bokningen är ospecificerad, d v s man kan flytta bokningen till ett annat rum vid behov. Röd text visar att bokningen på ett eller annat sätt är låst till rummet (status Boka rum). En förfrågan är ljusgrön och en obehandlad webbförfrågan (finns endast om funktionen är aktiverad) visas som ett rött streck.
Bokning
En gäst ringer och vill ändra antal personer på sin bokning – Hur hittar jag snabbast hans bokning?
Om du lämnat bokningsnumret till honom vid bekräftelsen så han kan uppge det så går du till ’Bokningar’, fyller i bokningsnumret vid rutan ’Visa bokningsnummer’ i sidhuvudet. Där finns också en lista där du kan leta efter bokningen (i bokningsnummerordning).
Hjälper inte detta kan du istället gå till ’Listor’. Skriv för- eller efternamnet i sökfältet för Namn. Listan filtrerar automatiskt fram alla med det namnet.
OBS! När du kommer till denna sidan är listan inställd på att visa alla bokningar fr o m idag och framåt. Skulle du vilja söka på en gammal bokning måste du först ändra visad period i sidhuvudet (välj år eller datum ’fr o m’ och ’t o m’).
Varför är nationalitet och antal personer obligatoriskt för att kunna spara?
Dessa behövs för att statistiken ska kunna räknas ut på rätt sätt. Saknas någon information kan du alltid välja alternativet ’Parkera bokning’ tills du fått all information.
Jag måste byta rum på två bokningar men när jag försöker göra det får jag meddelandet att rummet redan är bokat! Hur ska jag göra?
Dessa kontroller på en definitiv bokning behövs för att undvika att dubbelbokningar sker av misstag. För att komma runt detta när du behöver flytta en bokning kan du tillfälligt ändra den ena bokningen till Parkerad eftersom dubbelbokningskontrollen inte görs på parkerade bokningar.
- Bokning nr 1: Byt status till Parkerad (i rullgardinsmenyn uppe till vänster).
- Bokning nr 1: Ändra rum.
- Bokning nr 2: Ändra rum.
- Bokning nr 1: Ändra status tillbaka till Bokning!
Listor, rapporter och statistik
Hur följer jag upp min verksamhet?
Gå till menyn Rapporter och statistik. Där finns uppföljning av uthyrningsverksamheten i olika rapporter. Här hittar du information om varifrån dina gäster kommer (land), hur stor beläggningen och intäkterna varit totalt och per rum (information om intäkter förutsätter att Totalpris fyllts i på alla bokningar).