Kalenderperiod

När du först kommer till kalendern visas dagens datum överst och därefter visas 6 månader framåt. Om du vill se en längre eller annan period har du olika alternativ att välja mellan:

1. Bläddra 1 vecka, 1 månad eller 3 månader framåt eller bakåt med knapparna över kalendern.

2. Välj kalenderperiod i rullgardinsmenyn:

3. Välj månad i rullgardinsmenyn:

 

1. Välj bokning i rullgardinsmenyn:

 

För att återgå till standardutseendet klickar du på knappen ’Idag’ .

Kalendern

Förklaringar till kalenderns olika fält:

 

Vissa fält är individuellt anpassade: antal och namn på rummen (eller lägenheterna), aktiviteter och webförfrågan.

Överlappande förfrågningar

Om det finns mer än en förfrågning per rum och dag markeras med en röd prick i datumfältet.

 

Alla sådana överlappande förfrågningar listas på sidan Aktuellt. Det går att klicka på den röda pricken för att komma till den sidan.

Noteringar

Här kan du lägga in egna anteckningar om möten, bilbesiktningstid, tandläkartid, födelsedagar och allt annat du skulle skriva in i en bordskalender. Klicka på rutan på raden Noteringar under datumrutan för att lägga in en notering på en dag.

Du får då upp ett fönster där du kan fylla i kort text (den som syns i kalendern) och en längre text vid behov. Klicka på Spara när du är klar.

Du kan när som helst klicka igen på samma notering för att läsa den långa texten eller för att ändra något.

Webförfrågan

Denna funktion är inte standard. Gäller endast om denna aktiverats.

När en förfrågan kommer in automatiskt via hemsidan visas denna på en särskild rad – ’Webförfrågan’ – och med röd text och rött streck. Avsikten är att denna snarast skall besvaras med mail eller telefon, samtidigt som den ombokas till en ordinare förfrågan på ett lämpligt rum. Se mer i avsnittet Bokningar.

 

Bokningar

Bokningstyper

I kalendern kan du se aktuella bokningar och förfrågningar, fördelade på rum och dag.

De olika bokningstyper som finns är:

Bokningar

• Definitiv bokning, specifikt rum

Röd text på gul bakgrund.

En definitiv bokning kan vara bunden till ett specifikt rum eller ospecificerad. Denna möjlighet att boka ”specifikt” eller ”ospecifikt” är tänkt att användas för att förenkla planeringen av hur gästerna ska bo. I vissa fall kan man t ex ha lovat gästen ett specifikt rum eller endast ett specifikt rum är möjligt för en viss gäst p g a olika rumsstorlek eller annat.

• Definitiv bokning, ospecifik

Blå text på gul bakgrund.

En bokning som inte är bunden till ett specifikt rum.

• Förfrågan

Grön text på grön bakgrund.

En förfrågan som ännu inte är bekräftad. Det kan finnas mer än en förfrågan på samma dag/rum. Skulle detta inträffa visas det med en röd prick på dagen och (se ovan) och bokningarna listas på sidan Aktuellt.

• Rum ej tillgängligt

Blå text på ljusblå bakgrund.

Ett rum som är stängt viss period p g a städning eller renovering kan markeras genom att en bokning görs och bokningstypen ”Rummet ej tillgängligt” väljs.

Ankomstdag och avresedag

En bokning visas så här:

 

Nilsson kommer alltså på måndagen och åker på tisdag.

Namnet visas alltid på första och sista dag. Dagar däremellan skrivs inte namnet ut. På så sätt kan man lätt se när en gäst åker och en annan kommer samma dag. I detta exemplet kommer alltså Smith på tisdag, samma dag som Nilsson åker. Smith stannar till torsdag.

 

Skapa ny bokning

Klicka på en tom eftermiddag (högra halvan av en dag) för att lägga in en ny bokning. Du kommer då direkt till bokningsregistreringen. När du är klar och har sparat kan du klicka på knappen ’Visa i kalender’ så kommer du tillbaka till kalendern på samma plats.

 

Klicka på en bokning i kalendern för att se hela bokningen och göra ev ändringar.

Snabbinfo

Håll musen stilla över namnet på en bokning så visas en sammanfattning av bokningen i en ”bubbla”.