Här kan du skapa, ändra och titta på en aktivitetsbokning.

Allmänt om aktivitetsbokningar

En aktivitetsbokning påminner mycket om en boendebokning. Den största skillnaden är att rumsbokningar alltid är hela dygn (eftermiddag till förmiddag) medan aktivitetsbokningarna kan avse allt ifrån några minuter upp till månader.

Aktivitetsbokningarna kan kopplas till en boendebokning eller användas separat.

På en aktivitetsbokning kan du reservera sk resurser. En resurs är något som är knutet till bokningen, t ex en häst, en cykel eller en lokal. Det går också bra att använda aktivitetsbokningarna för att planera egna resurser, t ex personal. Registrera i så fall personerna i personalen som resurser. Läs mer om att registrera resurser.

Ny aktivitetsbokning

Om du väljer ”Aktiviteter” i huvudmenyn kommer du först till den senast inlagda bokningen (alltså det högsta bokningsnumret i serien). Aktivitetsnumret anges högst upp på sidan.

Skapa ny aktivitetsbokning via menyn

Tryck på knappen ”Ny bokning”.

Ett nytt aktivitetssnummer visas högst upp.

Fyll i uppgifterna och tryck sedan på Spara.

Vissa uppgifter måste fyllas i innan det är möjligt att spara. En informationsruta visas om dessa inte är ifyllda.

• Aktivitetstyp
• Efternamn eller företagsnamn

Tips! Om du av någon anledning inte kan komma förbi dessa felmeddelanden kan du spara bokningen som ”Parkerad”. Se mer nedan, under Bokningstyp.

Skapa ny aktivitetsbokning via menyn

Det går också att skapa en aktivitet direkt från en rumsbokning. Fördelen med detta sättet är att uppgifter från rumsbokningen automatiskt kopieras över till aktivitetsbokningen.

• Namn och personuppgifter kopieras.
• Ankomst och avresedatum kopieras till start- och slutdatum för att underlätta aktivitetsregistreringen – ändra dessa vid behov på aktiviteten!
• Antal personer kopieras – ändra vid behov!
• Lägg till resurser om så önskas.

Visa bokningen i kalendern

När du sparat bokningen kan du gå direkt till rätt dag i kalendern för att granska den nya bokningen genom att klicka på knappen:

Ändra aktivitetsbokning

För att ändra en bokning måste man först hämta fram information som är lagrad. Det finns olika sätt att göra detta:

Från Bokningar

Om du letar efter ett särskilt bokningsnummer kan du skriva det direkt på Bokningssidan, överst till höger, och trycka på Visa-knappen. Bokningen hämtas då och kan ändras och sparas på nytt.

Från Kalendern

Om du vill ändra en aktivitetsbokning när du är i kalendervisningsläge klickar du bara på bokningen i resurskalendern. Du kommer då automatisk till den bokningen.

Klicka på Spara när du gjort dina ändringar.

Titta på en bokning utan ändring

Följ instruktionerna för att ändra en bokning men tryck inte på Spara-knappen!

Sök bokning

Det finns två sätt att söka en befintlig bokning; via lista med befintliga bokningar eller direkt via bokningsnummer.

Via lista

Strax under huvudmenyn, till höger, finns ett fält som visar aktuell bokning. Klicka på pilen till höger i fältet för att få upp en rullist med alla bokningar. Varje bokning visas med bokningsnummer, efternamn och ankomstdatum.

Listan visar alla bokningar (preliminära och definitiva bokningar) men inte avbokningar.

Exempel:

Via bokningsnummer

Om du vet bokningsnumret kan du skriva det i fältet till höger och klicka på ”Visa”.

Exempel:

Förklaringar till fälten och hur de används

Aktiviteter

Dessa skapas efter dina egna behov. Exempel på aktiviteter är Ridning, Cykeluthyrning, Kanot- eller båtuthyrning, Bokning av konferensrum eller andra lokaler, Personalplanering eller Arrangemang. Som standard finns också aktiviteten ”Ej tillgänglig”. Genom att göra bokningar med denna aktiviteten kan du markera en resurs som tillfälligt ej tillgänglig, t ex en häst som blivit halt, en cykel som ska lagas eller ett konferensrum som ska renoveras.

Efternamn

Gästens efternamn. Måste fyllas i.

Förnamn

Gästens förnamn. Frivilligt fält.

Företag

Företagsnamn. Frivilligt fält. Man kan fylla i både personnamn och företagsnamn på samma bokning. Företagsnamnet visas tillsammans med efternamn på Aktuellt och om företagsnamn är ifyllt så är det detta som visas istället för efternamn i kalendern på bokningen.

E-mail

Gästens e-mailadress. Frivilligt fält.

Telefon

Frivilligt fält.

Gatuadress

Frivilligt fält.

Postadress

Frivilligt fält.

Land

Frivilligt fält. Tips! Var konsekvent med hur du skriver länderna så kan du söka och sortera bättre på land i listor! Fyll i hela landsnamnet (ex Italien) eller landskoden (ex IT). Ytterligare ett tips är att i alla fall fylla i land i detta fältet när landet inte är specificerat i nästa fält (Land för statistik) för bättre uppföljning.

Bokningsdatum

När bokningen skapas sparas dagens datum automatiskt som bokningsdatum.

Startdatum

Välj datum genom att klicka i fältet och sedan välja datum i kalendern som visas.

Starttid

Ange klockslag när aktiviteten ska starta. Fyll klockslag i formatet HH.MM, t ex 12.10.

Slutdatum

Välj datum genom att klicka i kalendern som visas när du klickat i fältet.

Sluttid

Ange klockslag när aktiviteten ska sluta.

Antal vuxna och antal barn

Frivilligt fält.

Totalt att betala

Den totala kostnaden för bokningen.

Resurser

Välj först resurstyp när du vill lägga till en ny resurs på aktivitetsbokningen. Därefter får kommer en ruta med en lista över resurserna i den resurstyp du valt. Det finns också en större ruta där du kan skriva in information som gäller just den resursen, t ex ryttarens längd, vikt och erfarenhet när det gäller ridning eller utrustning som behövs. Saknas någon resurs klickar du på knappen ’Resurser’ uppe till höger på sidan. Där kan du enkelt skapa en ny resurs.

Inkomna betalningar

Möjlighet att registrera inkommen betalning.

Restbelopp att betala

Räknas ut automatiskt som skillnaden mellan totalbelopp och inkomna betalningar.

Faktura/ref/ver nr

Fält som kan användas för att notera fakturanummer eller andra referensnummer.

Egna anteckningar

Minnesanteckningar för sådant som inte passar i övriga fält.

Emailkorrespondens

Här finns möjlighet att kopiera in texterna från mail.
Gör så här: Markera texten i mailet, välj Kopiera, klicka i fältet emailkorrespondens och välj Klista in.