Denna sida når du genom att välja Boende – Bokningar i Huvudmenyn till vänster eller från vissa sidor med knappen.

När du går till sidan ”Bokningar” kommer du först till den senast inlagda bokningen (alltså det högsta bokningsnumret i serien).

Bokningsnumret anges så här högst upp på sidan:

Ny bokning

Skapa ny bokning så här

Tryck på knappen ”Ny bokning”.

Ett nytt bokningsnummer visas högst upp.

Fyll i uppgifterna och tryck sedan på knappen ”Spara bokning”.

Vissa uppgifter måste fyllas i innan det är möjligt att spara. En informationstext visas om dessa inte är ifyllda.

• Bokningstyp
• Efternamn eller företagsnamn
• Nationalitet
• Antal personer
• Minst ett rum måste väljas

Tips! Om du av någon anledning inte kan komma förbi dessa felmeddelanden kan du spara bokningen som ”Parkerad”. Se mer nedan, under Bokningstyp.

Visa bokningen i kalendern

När du sparat bokningen kan du gå direkt till rätt dag i kalendern för att granska den nya bokningen genom att klicka på denna knapp:

Ändra bokning

För att ändra en bokning måste man först gå till bokningen. Det finns olika sätt att göra detta:

Från Bokningar

Om du letar efter ett särskilt bokningsnummer kan du skriva det direkt på Bokningssidan. Bokningen hämtas då och kan ändras och sparas på nytt.

Från Kalendern

Om du vill ändra en bokning när du är i kalendervisningsläge klickar du bara på bokningen i kalendern. Du kommer då automatisk till den bokningen.

Från Listor

Även från Listor kan man gå direkt till en bokning genom att klicka på bokningsnumret längst till vänster.

Klicka på ”Spara bokning” när du gjort dina ändringar.

Titta på en bokning utan ändring

Följ instruktionerna för att ändra en bokning men tryck inte på Spara-knappen!

Sök bokning

Det finns två sätt att söka en befintlig bokning; via lista med befintliga bokningar eller direkt via bokningsnummer.

Via lista

Klicka på pilen till höger i fältet för att få upp en rullist med alla bokningar. Varje bokning visas med bokningsnummer, efternamn och ankomstdatum.

Listan visar alla bokningar (parkerade, förfrågningar och definitiva bokningar) men inte avbokningar.

Via bokningsnummer

Om du vet bokningsnumret kan du skriva det i fältet till höger.

Förklaringar till fälten och hur de används

Bokningstyp

• Förfrågan = Ännu ej bekräftad bokning
• Booking.com/extern = Används om man manuellt vill registrera bokningar som gjorts via annan onlinebokning, exvis Booking.com. Visas med annan färg i kalendern och kan sökas i Listor.
• Boka rum = Bokning där val av rum är viktigt
• Boka rum, ospecificerat = Bokning där val av rum inte är viktigt
• Avboka = Bokning finns kvar i systemet men visas inte i kalendern eller i de flesta listor. Den går att återfå.
• Ta bort permanent = Bokningen raderas helt och kan inte återfås.
• Parkera bokning = Bokningen är inte fullständig, en tillfälligt sparad bokning.
• Rummet ej tillgängligt = Möjlighet att markera ett rum som stängt under vissa dagar.

För att undvika dubbelbokningar mm sker en del kontroller när du sparar en bokning. ”Parkera bokning” kan användas för att tillfälligt slippa dessa blockerande kontroller vid behov. Man kan då spara det som är registrerat och lämna bokningen för att slutföra den senare.

Notera att en parkerad bokning inte syns i kalendern! De parkerade bokningarna visas däremot överst på sidan Aktuellt.

Efternamn

Gästens efternamn. Visas i kalendern på bokningen. Måste fyllas i.

Förnamn

Gästens förnamn. Frivilligt fält.

Företag

Företagsnamn. Frivilligt fält. Man kan fylla i både personnamn och företagsnamn på samma bokning. Företagsnamnet visas tillsammans med efternamn på Aktuellt och om företagsnamn är ifyllt så är det detta som visas istället för efternamn i kalendern på bokningen.

E-mail

Gästens e-mailadress. Frivilligt fält.

Telefon

Frivilligt fält.

Gatuadress

Frivilligt fält.

Postadress

Frivilligt fält.

Land

Frivilligt fält.Tips! Var konsekvent med hur du skriver länderna så kan du söka och sortera bättre på land i listor! Fyll i hela landsnamnet (ex Italien) eller landskoden (ex IT). Ytterligare ett tips är att i alla fall fylla i land i detta fältet när landet inte är specificerat i nästa fält (Land för statistik) för bättre uppföljning.

Land för statistik

Detta fält är obligatoriskt för Bo på Lantgårdsvärdar. Informationen används i statistikrapporten. Specificera gärna de som får ”Övrigt” i landsfältet.

Bokningsdatum

När bokningen skapas sparas dagens datum automatiskt som bokningsdatum.

Antal nätter

Detta räknas ut automatiskt när bokningen sparas.

Ankomstdatum

När man klickar i fältet visas en kalender. Välj datum genom att klicka i kalendern eller fyll i datum manuellt.

Ankomsttid

Möjlighet att notera klockslag eller text ang gästernas ankomsttid.

Avresedatum

När man klickar i fältet visas en kalender. Välj datum genom att klicka i kalendern eller fyll i datum manuellt.

Avresetid

Möjlighet att notera klockslag eller text ang gästernas tid för avresa.

Antal vuxna och antal barn

Måste fyllas i. Uppgifterna används i statistikrapporterna.

Vistelsetyp

Beskriver syftet med gästens vistelse. Obligatoriskt för Bo på Lantgårdsvärdar. Informtationen används i statistikrapporten.

Tillval och extrainformation

Kryssrutor som anpassas individuellt till varje värd. Bo på Lantgårdsvärdar måste fylla i fälten Återkommande gäst och Klubbrabatt i förekommande fall för att få rätt statistik.

Rum

Minst ett rum måste anges för att bokningen ska kunna sparas.

Betalningsplan: Totalt

Den totala kostnaden för bokningen. Detta belopp används i statistiken.

Bokningsavgift och tillhörande förfallodag

Om gästen ska betala bokningsavgift kan du fylla i det här, tillsammans med förfallodatum, för senare uppföljning av inkomna betalningar.

Restbelopp och tillhörande förfallodag

Beloppet räknas ut automatiskt som Totalbeloppet minus bokningsavgift. Fyll i datum för sista betalning för uppföljning.

Inkomna betalningar

Möjlighet att registrera tre delbetalningstillfällen.

Restbelopp att betala

Räknas ut automatiskt som skillnaden mellan totalbelopp och inkomna betalningar.

Faktura/ref/ver nr

Fält som kan användas för att notera fakturanummer eller andra referensnummer.

Egna anteckningar

Minnesanteckningar för sådant som inte passar i övriga fält. Det som skrivs här visas på vissa listor (till skillnad från emailfältet som är för långt för att visa i listor) vilket kan vara praktiskt. Välj då listvarianten ”Kommentarer” i listval högst upp på sidan med Listor.

Meddelande till gäst

Detta fält syns endast om tillvalet ”Bokningsbekräftelse” är aktiverat. Här kan noteringar till gästen göras eftersom innehållet skrivs ut på bokningsbekräftelsen.

Emailkorrespondens

Här finns möjlighet att kopiera in texterna från mail. Gör så här: Markera texten i mailet, välj Kopiera, klicka i fältet emailkorrespondens och välj Klista in.

Om Webbförfrågan är aktiverad kommer vissa uppgifter (önskat antal rum och antal/ålder på barn) att visas i detta fältet.